Wenn Ihr Job Sie auf Reisen schickt, entstehen oft Kosten für Fahrten, Übernachtungen und Verpflegung. Diese Reisekosten sind nicht nur notwendige Ausgaben, sondern können Sie auch finanziell entlasten, da Sie sie als Werbungskosten (für Angestellte) oder Betriebsausgaben (für Selbstständige) von der Steuer absetzen können. Das Ziel ist, dass Ihnen durch Ihre beruflichen Reisen keine zusätzlichen finanziellen Nachteile entstehen.

Wann handelt es sich um eine "Dienstreise" oder "Auswärtstätigkeit"? 🌍

Eine Dienstreise (oder steuerrechtlich korrekter: eine Auswärtstätigkeit) liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Dies unterscheidet sich klar vom täglichen Arbeitsweg zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte, für den die Pendlerpauschale gilt.

Typische Anlässe für Dienstreisen sind:

• Kundenbesuche: Fahrten zu Kunden oder Geschäftspartnern.
• Messebesuche: Teilnahme an Fachmessen oder Ausstellungen.
• Fort- und Weiterbildungen: Besuch von Seminaren, Workshops oder Kongressen außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte.
• Besuche von Filialen oder Baustellen: Wenn Sie temporär an einem anderen Unternehmensstandort oder einer Baustelle arbeiten.
• Fahrten für Botengänge: Erledigung von kleineren Besorgungen oder Postgängen im Auftrag des Arbeitgebers.

Welche Reisekosten können Sie absetzen? 💲

Die absetzbaren Reisekosten lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen:

Fahrtkosten:

• Eigener Pkw: Sie können pauschal 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen, und zwar für die Hin- und Rückfahrt. Das ist ein wichtiger Unterschied zur Pendlerpauschale!
• Öffentliche Verkehrsmittel: Die tatsächlichen Kosten für Bahntickets, Flüge, Busse oder Fähren sind in voller Höhe absetzbar.
• Mietwagen/Taxi: Die Kosten für beruflich notwendige Mietwagen oder Taxifahrten können ebenfalls angesetzt werden.
• Dienstwagen: Wenn Sie einen Dienstwagen nutzen, können Sie keine Fahrtkosten absetzen, da der Arbeitgeber die Kosten trägt.

Verpflegungsmehraufwand: 🍽️ Wenn Sie aufgrund Ihrer Dienstreise mehr als 8 Stunden von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, können Sie eine Verpflegungspauschale geltend machen. Diese Pauschale deckt die höheren Kosten für Essen und Trinken außerhalb des gewohnten Umfelds ab. Sie benötigen dafür keine Einzelbelege. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Dauer Ihrer Abwesenheit und dem Reiseland:

• Im Inland (Stand 2024):
  • Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro pro Tag.
  • Abwesenheit von 24 Stunden (also ein voller Reisetag): 28 Euro pro Tag.
  • Anreise- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: jeweils 14 Euro (unabhängig von der Dauer der Abwesenheit an diesen Tagen).
• Für Auslandsreisen gelten höhere, länderspezifische Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt werden.

Übernachtungskosten: 🏨 Die tatsächlichen Kosten für Übernachtungen (Hotelrechnungen, Airbnb etc.) sind in voller Höhe absetzbar. Achten Sie darauf, dass Frühstückskosten auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen werden. Das Frühstück wird in der Regel pauschal von der Verpflegungspauschale abgezogen.

Reisenebenkosten: 🧾 Dies sind sonstige Kosten, die im direkten Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Reise stehen:

• Parkgebühren und Mautgebühren.
• Gepäckaufbewahrung und -beförderung.
• Telefonkosten für berufliche Gespräche während der Reise.
• Kosten für die beruflich notwendige Internetnutzung.
• Reinigungskosten für die während der Dienstreise getragene Kleidung.

Wichtige Hinweise für die Geltendmachung:

• Keine erste Tätigkeitsstätte: Wer berufsbedingt keine feste erste Tätigkeitsstätte hat (z.B. bestimmte Außendienstmitarbeiter, Handwerker, Montagearbeiter), kann grundsätzlich alle Fahrten zu Kunden oder Einsatzorten als Dienstreise abrechnen.
• Erstattungen des Arbeitgebers: Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen Reisekosten steuerfrei erstattet (was er bis zu den steuerlich zulässigen Pauschalen tun kann), können Sie diese nicht zusätzlich in Ihrer Steuererklärung absetzen. Nur der Teil, der Ihnen nicht erstattet wurde, ist abzugsfähig.
• Korrekturen bei Frühstück: Ist Frühstück im Übernachtungspreis enthalten und nicht separat ausgewiesen, wird ein pauschaler Betrag (z.B. 20% der Verpflegungspauschale für 24 Stunden) von der Verpflegungspauschale abgezogen.

Praktische Tipps für Ihre Steuererklärung: 📋

• Führen Sie ein Fahrtenbuch: Wenn Sie viele Dienstreisen mit dem Privat-Pkw unternehmen, ist ein detailliertes Fahrtenbuch (elektronisch oder manuell) Gold wert. Es dokumentiert Start und Ziel, Kilometerstand und Reisegrund.
• Reisekostenabrechnung: Führen Sie eine eigene Reisekostenabrechnung, in der Sie Datum, Dauer, Ort und Grund jeder Reise festhalten.
• Sammeln Sie alle Belege: Heben Sie jede Hotelrechnung, jedes Bahnticket und jede Quittung für Parkgebühren oder sonstige Reisenebenkosten auf.

Meine Unterstützung für Sie: Berufliche Reisen sind ein integraler Bestandteil vieler Karrieren. Ich helfe Ihnen gerne dabei, Ihre Reisekosten korrekt zu erfassen und optimal als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend zu machen. Als Ihr Finanzplaner sorge ich dafür, dass Sie von den steuerlichen Vorteilen profitieren und Ihre beruflichen Ausgaben Ihre private Finanzsituation nicht unnötig belasten. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Reisekostenabrechnung optimieren!